System, arkiv og digital sammenslåing

KOMMUNEREFORM SKÅNLAND OG TJELDSUND

MANDAT ARBEIDSGRUPPE SYSTEM, ARKIV OG DIGITALISERING

Mona Lilleng (PL), Linda Noble, Lill-Grethe Bakkland, Kristine Storelv

Referansegruppe: Hugo Losvik, Mats-Levi Olsen

Legge ned Skånland kommune som arkivskaper; herunder strategi for å ta vare på dokumentasjon i eksisterende papirarkiver
Legge ned Skånland kommune som arkivskaper, herunder strategi for å ta vare på dokumentasjon i elektroniske systemer; herunder sak-/arkivsystemer og fagsystemer kommunen har arkivansvaret for
Legge ned Tjeldsund kommune som arkivskaper; herunder strategi for å ta vare på dokumentasjon i eksisterende papirarkiver
Legge ned Tjeldsund kommune som arkivskaper, herunder strategi for å ta vare på dokumentasjon i elektroniske systemer; herunder sak-/arkivsystemer og fagsystemer kommunen har arkivansvaret for
Sette skarpt skille, avslutte alle papirarkiv Skånland
Sette skarpt skille, avslutte alle elektroniske systemer Skånland
Sette skarpt skille, avslutte alle papirarkiv Tjeldsund
Sette skarpt skille, avslutte alle elektroniske systemer Tjeldsund
Opprette Nye Tjeldsund som ny arkivskaper
Ta beslutning om hvilke nye arkiv den nye kommunen skal ha
Ta beslutning om valg av elektroniske systemer, herunder sak-/arkivsystemer og fagsystemer

Aktivitetsplan:

  Prosjektleder Prosjektets navn Tidspunkt Prosjektgruppe
  Mona Lilleng System, arkiv og digitalisering 11.17-12.19 Linda Noble, Lill-Grethe Bakkland, Kristine Storelv
         
        Referansegruppe
Hugo Losvik, Mats-Levi Olsen
Formål
Sammenslåing av Skånland og Tjeldsund til Tjeldsund kommune 01.01.2020
Mål
Skarpt skille/avslutte alle arkiv i begge kommunene, papirarkiv og elektroniske systemer.

Holde historiske baser tilgjengelig for den nye kommunen.

Ta beslutning om arkivsystemer/elektroniske systemer for den nye kommunen.

Nr. Aktivitet Kommentar Ansvar Tid
Politisk vedtak
Vedtak Fellesnemnda Prosjektplan vedtatt; se eget dokument. PR 08.11.17
Iverksetting av Fellesnemndas vedtak
Nedsetting av arbeidsgruppe system, arkiv og digital sammenslåing Prosjektrådmann 01.12.17
Prosjektetablering ML 01.12.17
Statusoversikt dokument-/arkiv Skånland
Er tilknyttet arkivdepot Ja Arkiv Troms
Har utarbeidet arkivplan som omfatter alle typer arkiv inkl. fagsystemer og elektroniske system på enhetene Ja Vedtak Skånland kommunestyre oktober 2016
Oversikt over interkommunale samarbeid og at det er dokumentert i arkivplanen Ja
Oversikt over oppgaver som er satt ut til private og at det er dokumentert i arkivplanen Har ikke
Utarbeidet bevarings- og kassasjonsplan Nei
Oversikt over den totale mengden bevaringsverdige papirarkiver

 

 

Arkivplanen
Overført alle eldre og avsluttede bevaringsverdige papirarkiver til depot for langtidslagring Nei.

Avlevering 07.06.07, 17.12.09, 27.01.11, 24.10.13, 24.10.17.

Mye arbeid med arkivbegrensning, ordning, kvalitetssikring, pakking, listeføring av eldre papirarkiv gjenstår

Er det tatt uttrekk av avsluttede fagsystemer og historiske sakarkivbaser med tanke på langtidsbevaring fra systemer med bevaringsverdig innhold?

 

 

 

 

 

Nei
Statusoversikt dokument-/arkiv Tjeldsund
Er tilknyttet arkivdepot
Har utarbeidet arkivplan som omfatter alle typer arkiv inkl. fagsystemer og elektroniske system på enhetene
Oversikt over interkommunale samarbeid og at det er dokumentert i arkivplanen
Oversikt over oppgaver som er satt ut til private og at det er dokumentert i arkivplanen
Utarbeidet bevarings- og kassasjonsplan
Oversikt over den totale mengden bevaringsverdige papirarkiver

 

Overført alle eldre og avsluttede bevaringsverdige papirarkiver til depot for langtidslagring
Er det tatt uttrekk av avsluttede fagsystemer og historiske sakarkivbaser med tanke på langtidsbevaring fra systemer med bevaringsverdig innhold?

 

 

Kommunereform Aktivitetsoversikt arkiv-/dokumentasjon Skånland
Utarbeide arkivfaglig konsekvensnotat Gjort Mona Juli 2017
Arkivfaglig samarbeidsmøte Arkiv i Nordland, Arkiv Troms, Tjeldsund kommune, Skånland kommune Gjennomført Skånland rådhus Mona 09.11.17
Kvalitetssikring av sak-/arkivsystemet Endring av status på journalpost (fra reservert til journalført), sjekke tittel journalpost og sjekke at alle vedlegg er sendt ut. Avslutning av saker i systemet er også en del av kvalitetssikringen. Bente og Linda Løpende
Papirarkiv. Kartlegge omfang, tilstand (orden, uorden, rengjøring), digitaliseringsbehov 1.etasje rådhus bortsettingsarkiv. Personalarkiv Administrasjonen. 2.etasje rådhus gnr/bnr arkiv (teknisk t.o.m. 2007, administrasjonen f.o.m. 2008). 3.etasje rådhus; stor arkivmengde mye uorden, stort behov for renhold, stor ryddejobb gjenstår.

Arkiv i kjeller rådhus.

Helse- og sosialsenteret: Arkiv etter pleie- og omsorg, helsestasjonen, pasientjournaler.

Skånland skole, arkiv i kontor ved siden av sekretær og i kjeller.

Hva skal bevares – hva skal kasseres? Etter 01.01.2020
Ordne og katalogisere materialet fra etter 1980 Etter 01.01.2020
Hva kan avleveres til depot – hva må stå igjen pga behov i ny organisasjon? Personalarkiv må stå igjen.

Gnr/bnr arkiv må stå igjen.

ESA Sak-/arkiv – forberede uttrekk periode 13-15 NOARK uttrekk Linda, Mona, Bente Juli-Sept. 2017
ESA sak-/arkiv – gjennomføre uttrekk periode 13-15 NOARK-uttrekk Bente, EVRY November 2017
ESA sak-/arkiv – feilrettinger ARKADE 5 periode 13-15 Bente
ESA sak-/arkiv forberede uttrekk neste og siste arkivperiode
ESA sak-/arkiv gjennomføre uttrekk neste og siste arkivperiode
ESA sak-/arkiv feilrettinger ARKADE 5 neste og siste arkivperiode
Evaluering etter uttrekk Hva kunne vært gjort annerledes – var det godt nok planlagt?
Fagsystemer – kartlegge fagsystemer vi har arkivansvar for Gjort Mona November 2017
Fagsystemer – innhente brukerdokumentasjon, håndbøker Oversikt over systemenes funksjonelle oppbygging, gi grunnlag for kartlegging, hvilke tabeller skal trekkes ut, hvilken metadatainformasjon må følge. Linda, Bente, Mona Start november 2017
Fagsystemer – kartlegge all basisinformasjon som finnes om systemene Linda, Bente, Mona Start november 2017 Påbegynt
Hva skal bevares elektronisk og hva må skrives ut og bevares i papirform
Hvilke uttrekk kan kommunen gjøre selv og hva må leverandørene gjøre
Fagsystemer – utarbeide strategi for hvordan vi skal bevare dokumentasjonen i systemene. Arkivansvarlig på enhetene må sørge for at vi har fullstendig papirarkiv for fagsystemene før kommunesammenslåingen 1.     Kommunisere det ut som et arbeidsmål.

2.     Sette frist for utførelse

3.     Når papirarkivet er fullstendig, overføres det til kommunens bortsettingsarkiv

Kan vi bidra med ressurser i arbeidet med å få fullstendige papirarkiv i fagsystemene? Første prioritet er Profil som både har sak-/arkivdel og EPJ. Arkivansvarlig har skrevet mail til alle driftsenhetene og beskrevet arkivfaglige oppgaver ifbm. kommunereformen
Fagsystemer – planlegge uttrekk av alle fagsystemer vi har arkivansvar for som ikke har NOARK-godkjenning og som produserer bevaringsverdig dokumentasjon Visma Profil, Velferd, Flyt Skole, Flyt Sampro, Barnehage, Rekruttering, WinMed3, ProMed, Tabelluttrekk Arkivtjenesten i samarbeid med driftsenhet, leverandør, Arkiv Troms, IKT
Fagsystemer – gjennomføre uttrekk av alle fagsystemer vi har arkivansvar for som ikke har NOARK-godkjenning og som produserer bevaringsverdig dokumentasjon Tabelluttrekk Arkivtjenesten i samarbeid med leverandør, Arkiv Troms, IKT
Fagsystemer – feilrettinger etter uttrekk Arkivtjenesten i samarbeid med leverandør, Arkiv Troms, IKT
Evaluering etter uttrekk Hva kunne vært gjort annerledes – var det godt nok planlagt?
Uttrekk overføres til depot
Documaster kan effektivt konvertere data fra utrangerte fagsystemer og databaser, og gjøre disse tilgjengelige i et fremtidsikkert format. Mail datert 13.11.17.
Dokumentere valgene man gjør i den nye kommunens arkivplan Arkivtjenesten
Objektarkiv
Hva må arkivtjenesten gjøre i forhold til objektarkiv
Gnr./bnr. Proveniensprinsippet. Holde Skånland kommunes gnr/bnr adskilt fra den nye kommunens arkiv
Personalarkiv Proveniensprinsippet. Holde Skånland kommunes personalarkiv adskilt fra den nye kommunens personalarkiv
Avtaler/kontrakter
Skarpt skille avtaler/kontrakter Proveniensprinsippet
Kommunereform Aktivitetsoversikt arkiv-/dokumentasjon Tjeldsund
Arkivfaglig samarbeidsmøte Arkiv i Nordland, Arkiv Troms, Tjeldsund kommune, Skånland kommune Gjennomført Skånland rådhus 09.11.17
Kvalitetssikring av sak-/arkivsystemet Endring av status på journalpost (fra reservert til journalført), sjekke tittel journalpost og sjekke at alle vedlegg er sendt ut. Avslutning av saker i systemet er også en del av kvalitetssikringen.
Papirarkiv. Kartlegge omfang, tilstand (orden, uorden, rengjøring), digitaliseringsbehov
Hva skal bevares – hva skal kasseres? Etter 01.01.2020
Ordne og katalogisere materialet fra etter 1980 Etter 01.01.2020
Hva kan avleveres til depot – hva må stå igjen pga behov i ny organisasjon? Personalarkiv må stå igjen.

Gnr/bnr arkiv må stå igjen.

ePhorte Sak-/arkiv – forberede uttrekk periode NOARK uttrekk
ePhorte sak-/arkiv – gjennomføre uttrekk periode NOARK-uttrekk
ePhorte sak-/arkiv – feilrettinger ARKADE 5
ePhorte sak-/arkiv forberede uttrekk neste og siste arkivperiode
ePhortesak-/arkiv gjennomføre uttrekk neste og siste arkivperiode
ePhorte sak-/arkiv feilrettinger ARKADE 5 neste og siste arkivperiode
Evaluering etter uttrekk Hva kunne vært gjort annerledes – var det godt nok planlagt?
Fagsystemer – kartlegge fagsystemer vi har arkivansvar for
Fagsystemer – innhente brukerdokumentasjon, håndbøker Oversikt over systemenes funksjonelle oppbygging, gi grunnlag for kartlegging, hvilke tabeller skal trekkes ut, hvilken metadatainformasjon må følge.
Fagsystemer – kartlegge all basisinformasjon som finnes om systemene
Hva skal bevares elektronisk og hva må skrives ut og bevares i papirform
Hvilke uttrekk kan kommunen gjøre selv og hva må leverandørene gjøre
Fagsystemer – utarbeide strategi for hvordan vi skal bevare dokumentasjonen i systemene. Arkivansvarlig på enhetene må sørge for at vi har fullstendig papirarkiv for fagsystemene før kommunesammenslåingen 1.     Kommunisere det ut som et arbeidsmål.

2.     Sette frist for utførelse

3.     Når papirarkivet er fullstendig, overføres det til kommunens bortsettingsarkiv

Fagsystemer – planlegge uttrekk av alle fagsystemer vi har arkivansvar for som ikke har NOARK-godkjenning og som produserer bevaringsverdig dokumentasjon Tabelluttrekk
Fagsystemer – gjennomføre uttrekk av alle fagsystemer vi har arkivansvar for som ikke har NOARK-godkjenning og som produserer bevaringsverdig dokumentasjon Tabelluttrekk
Fagsystemer – feilrettinger etter uttrekk Arkivtjenesten i samarbeid med leverandør, Arkiv Troms, IKT
Evaluering etter uttrekk Hva kunne vært gjort annerledes – var det godt nok planlagt?
Uttrekk overføres til depot
Documaster kan effektivt konvertere data fra utrangerte fagsystemer og databaser, og gjøre disse tilgjengelige i et fremtidsikkert format. Mail datert 13.11.17.
Dokumentere valgene man gjør i den nye kommunens arkivplan Arkivtjenesten
Objektarkiv
Hva må arkivtjenesten gjøre i forhold til objektarkiv
Gnr./bnr. Proveniensprinsippet. Holde Tjeldsund kommunes gnr/bnr arkiv adskilt fra den nye kommunens arkiv
Personalarkiv Proveniensprinsippet. Holde Tjeldsund kommunes personalarkiv adskilt fra den nye kommunens personalarkiv
Avtaler/kontrakter
Skarpt skille avtaler/kontrakter Proveniensprinsippet
Etablere arkiv for interimkommunen
Det er opprettet arkivdel Interim i ESA. Begrunnelse: Proveniensprinsippet. Dokumentasjon fra interimkommunen skal ikke blandes sammen med nåværende eller ny kommune. Arkivtjenesten Skånland og Tjeldsund August 2017
Anskaffelse av nye systemer
Sak-/arkivsystem
Hovedsystem ny kommune
Beslutningspunkter før nytt sak-/arkivsystem tas i bruk
Hvilke arkivdeler skal etableres (f.eks. saksarkiv, byggesak, boligarkiv, brann, elev)?
Hvor mange journalenheter skal man ha (f.eks. postmottak, landbruk, PPT)?
Tilgangsstyring og roller- hvilke tilganger skal arkivtjenesten og saksbehandlerne ha? Tilgangsstyringen skal ivareta både arkivfaglige hensyn og personvernhensyn
Ha fokus på dokumentfangst – hva skal ivaretas med manuelle rutiner og hva skal ivaretas gjennom integrasjoner/tekniske løsninger? Tenk spesielt på dokumentfangst fra e-post, sharepointløsninger /prosjektrom
Kontroller eventuelle integrasjoner mot fagsystemer – overføres all den journalføringspliktige informasjonen til sakarkivsystemet
Kontroller at slettingsbestemmelser i bk-planen lar seg implementere i sakarkivsystemet. Kassasjon/sletting bør kunne gjennomføres automatisk og ikke manuelt.
Utarbeid rutiner og planlegg opplæring av saksbehandlere og ledere i nytt system
Anskaffelse av fagsystemer
Fagsystem behandling av helse- og omsorgstjenester Sak-/arkivsystem

EPJ

Fagsystem opptak barnehage
Fagsystem barnevern Evenes
Fagsystem NAV
Fagsystem skole Klasselister

Vitnemålsprotokoller

Fagsystem skole IOP
Fagsystem lønn/personal rekruttering
Fagsystem pasientjournal kommunefysioterapeut
Fagsystem pasientjournal lege, helsesøster, jordmor
Finn ut hva systemet skal gjøre og om systemet håndterer saksdokumenter som skal eller bør journalføres og arkiveres.
Spesifiser krav til arkivfunksjonene i systemet, i tråd med arkivregelverket
Anskaffelse av nye systemer må ivareta arkivfaglige hensyn
Sett deg inn i hvilke dokumentasjonskrav og behov de ulike tjenesteområdene har
Skaff deg oversikt over avtaler og lisenser som gjelder dokumentasjonsforvaltning
Vurder hvilke arkivfaglige konsekvenser videreføring av lisenser eller nyanskaffelser vil få
Sørg for at alle nye fagsystemer som inneholder saksdokumenter har Noark-funksjonalitet, har integrasjon mot en Noark-kjerne eller et noarksystem
Kontroller at relevante Noark 5-krav blir oppfylt og at innsyn kan gis.
Vurder om innholdet skal bevares og sørg for at det eventuelt bygges inn avleveringsfunksjoner i tråd med spesifikasjonene i Noark 5
Sørg for at systemets funksjonalitet for journalføring og arkivering er godkjent av Riksarkivaren før systemet blir tatt i bruk.
Beslutningspunkter før nye fagsystemer tas i bruk
Hvilke moduler, oppsett og integrasjoner skal nye eller videreførte systemer ha og hvilke arkivfaglige konsekvenser får disse valgene?
Skal fagsystemer som inneholder journal/arkivdokumenter ha noark-funksjonalitet, integrasjon mot en noark-kjerne eller integrasjon mot et sakarkivsystem
Kontroller at integrasjoner fra fagsystemer oppfyller arkivfaglig krav.
Er det behov for manuelle rutiner for å sikre dokumentfangst/arkivering i fagsystemer?
Sørg for at det etableres funksjonalitet for at eksterne og egenproduserte skjemaer på internett og intranett som er arkivverdige og eller journalføringspliktige arkiveres automatisk.
Kontroller at bevarings- og kassasjonsbestemmelser lar seg implementere og at all bevaringsverdig informasjon kommer med i senere uttrekk
Ny kommune – ny kultur
Fra Skånland til Nye Tjeldsund
Avslutte og stenge ned alle gamle baser, journaler og registre
Plassering av arkivtjenesten i organisasjonen
Avklare hvilke arkivfunksjoner som må være på plass 1.1.2020 for å ha sikker drift VIKTIG
Hvilke arkivfunksjoner kan man vente litt med til organisasjonen har satt seg
Sak-/arkivsystem
Ny organisering legges inn i sak- og arkivløsningen Desember 2019
Fagsystem behandling av helse- og omsorgstjenester
Fagsystem opptak barnehage
Fagsystem barnevern Evenes
Fagsystem NAV
Fagsystem skole
Fagsystem skole
Fagsystem lønn/personal rekruttering
Fagsystem pasientjournal kommunefysioterapeut
Fagsystem pasientjournal lege, helsesøster, jordmor
Vurder behov for antall skannere og lisenser. Gjennomgå arbeidsform og organisering av arbeidsstasjoner
Kjøre i gang nytt sak-/arkivsystem 01.01.2020
Kjøre i gang nye fagsystemer 01.01.2020
Gjennomføre bemanning av ny arkivtjeneste Desember 2019
Kartlegge hvilke saker som overføres og skal opprettes i den nye kommunen Desember 2019
Rutinebeskrivelser ut over det som fremkommer av arkivplan Desember 2019
«Barnesykdommer», strukturendringer og korrigeringer Desember 2019
Erfaringer gjort i prosjektarbeidet som kan være nyttige i operativ drift Desember 2019
Etablere nye arkiv
Skarpt skille alle arkiv
Sak-/arkivdokumentasjon fra de gamle kommunene holdes tilgjengelig for saksbehandlere i ny kommune i egne historiske databaser
Hvor mange arkiv er det behov for?
Fysisk plassering?
Hvilke arkivdeler må den nye kommunen ha?
Hvordan skal arkivtjenesten organiseres?
Hvilke oppgaver skal arkivtjenesten ha?
Vil arkivtjenesten få nye oppgaver, eller er det oppgaver ikke lenger skal utføres av arkivtjenesten ? Skal den nye kommunen ha andre tjenester enn de som utføres i de gamle kommunene i dag?
Hvor store ressurser trengs for å utføre arbeidsoppgavene?
Videreføre felles postmottak?
Gjennomgang av sentrale arkiv- og saksbehandlingsrutiner og tilpasse disse til ny organisasjon
Opplæring og kursing av saksbehandlere. Hvor mye tid arkivtjenesten vil bruke på opplæring av ledere og saksbehandlere i ny kommune
Lage arkivplan for den nye kommunen Arkivtjenesten
Utarbeiding b/k-plan og interne rutiner
Behov for kompetanseheving i arkivtjenesten
Arbeid med arkiver fra de gamle kommunene. Hvor mye det vil kreve av arkivtjenesten å bevarings- og kassasjonsvurdere. Ordne/ta uttrekk. Avlevere  arkiver fra de gamle kommunene
Ny arkivskaper, opparbeide en ny kultur for dokumentasjonsforvaltning
Delegering av forvaltningen av kommunens arkiver og koordineringen av det arkivfaglige arbeidet i kommunen til arkivtjenesten
Delegering av forvaltningen av arkivdokumenter i fagsystemer – hva er arkivtjenestens ansvar og hva er tjenesteområdets ansvar
Definere arkivansvar i avtalen ved inngåelse av interkommunale samarbeid
Definere arkivansvar som en del av avtalen ved utsetting av kommunale oppgaver til private f.eks innen helse, omsorg, barnevern osv
Definere arkivansvar som en del av avtalen ved kjøp av server- og skytjenester og tilsvarende som innebærer lagring av kommunens arkivdokumenter hos private leverandører
Har kommunen planer om å digitalisere flere tjenester og hvordan vil dette evt. berøre arkivtjenesten? Det er viktig å huske på at selv om digitalisering av tjenester medfører at konkrete oppgaver knyttet til journalføring m.m. forsvinner, gjenstår det mange tunge oppgaver knyttet til kvalitetssikring av digitale arkiv. Innsynsforespørsler vil også medføre mye arbeid for arkivtjenesten, selv om andre oppgaver faller bort.
Arkivlokaler
Har den nye kommunen behov for lokaler til arkiv som er papirbasert –bortsettingsarkiv?
Rutiner
Gjennomgå rutinene i de gamle kommunene, avklar hvilke rutiner som kan videreføres, og hvilke nye rutiner må på plass
Dersom man går fra desentralisert arkivtjeneste til sentralisert arkivtjeneste, fra papirarkiv til digitale arkiv eller digitaliserer tjenester er det veldig viktig å bruke en del tid på å utarbeide og implementere nye rutiner.
Utarbeider rutine for depothåndtering og bortsettingsarkiv
Arbeidsoppgaver som følger med fra de gamle kommunene
Eldre papirarkiv arkivbegrensning, ordning, kvalitetssikring, pakking, listeføring Beholdning dokumentert i arkivplanen Arkivtjenesten Etter 01.01.2020
Depotordning for ny kommune 1.1.2020

 

Aktivitetsplan arkiv kommunereform

Mandat arbeidsgruppe

Milepælplan1

%d bloggere liker dette: